Je bent een drukke en succesvolle ondernemer. Je zou willen dat je takenlijst niet zo lang was, want je wil groeien. Meer projecten, meer omzet en meer bereiken met je bedrijf.
Als dat voor jou het geval is, kun je overwegen om te gaan samenwerken met een Virtual Assistant (VA). Een VA is een professionele generalist, wat maakt dat je taken op meerdere vlakken van je bedrijfsvoering aan deze ene persoon kan overdragen. Je VA voert ze voor jou uit, denkt met je mee en brengt je onderneming door zijn/haar kennis op een hoger niveau.
Een VA zorgt voor meer gemak en efficiency, en jij kan je weer focussen op de kernactiviteiten van je bedrijf: de activiteiten waar je blij van wordt, waar je meer omzet door kan maken en waardoor je je plannen voor verdere bedrijfsgroei ten uitvoer kan brengen.
Veel ondernemers herkennen zichzelf in dit plaatje en zouden ook wel de samenwerking met een VA aan willen gaan. Maar ze weten niet helemaal zeker hoe ze dat het beste aan kunnen pakken.
Om je hiermee te helpen, beschrijf ik in deze blog een aantal praktische zaken die je helpen een goede VA te vinden en een succesvolle samenwerking aan te gaan!
1. Besluit welke werkzaamheden je wilt uitbesteden
Om te beginnen moet je vaststellen wat je wilt delegeren, anders weet je niet wat voor soort VA je zoekt, met welke vaardigheden. Als je niet direct weet welke taken hiervoor in aanmerking komen, kan je een lijst maken van de dingen die je doet en zeker ook dingen die je zou willen doen om je bedrijf te laten groeien, maar waar je niet aan toe komt. Kies dan:
- Welke taken je het vervelendst vindt;
- Welke taken je het makkelijkst en snelst kan overdragen (taken die hier niet meteen aan voldoen, kunnen ook later alsnog overgedragen worden, als de samenwerking met je VA goed bevalt en de VA je bedrijf beter heeft leren kennen);
- Welke taken je het meeste tijdsbesparing geven als je ze uitbesteedt
Vergeet niet ook de taken op je wensenlijst mee te nemen in deze overweging.
2. Ga op zoek naar een VA die bij jou past
Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Doe ten eerste navraag in je netwerk. Wie heeft al positieve ervaringen en heeft deze persoon nog plek voor nieuwe klanten? Neem het soort taken dat je wilt uitbesteden mee in je overweging. De ene VA is beter in algemeen dagelijks management (e-mail, afspraken, kilometerregistratie, etc), de ander is beter in ondersteuning bij je sales, enz. En zoek iemand die goed is in de dingen, waar jij zelf niet goed in bent.
Mocht je via je netwerk toch geen passende VA vinden, kan je ook nog kijken op de site van Regelhelden, een database van VA’s. Verder kan ik je garanderen dat je heel veel reacties krijgt als je een oproep op LinkedIn plaatst.
3. Kennismaking
Natuurlijk wil je eerst kennismaken met de persoon die jouw bedrijf gaat helpen groeien. Ik geef zelf de voorkeur aan een persoonlijke face-to-face kennismaking met een potentiële opdrachtgever en kan me voorstellen dat dit andersom ook is. Maar, een VA is niet voor niets een VA, kennismaken via online programma’s als Skype en Zoom kan ook. Stel veel vragen, maar zie ook welke vragen de VA zelf stelt. Is de persoon pro-actief, ervaren in de taken die jij nodig hebt, verwacht je dat de VA zich jouw bedrijf snel en goed eigen kan maken? En natuurlijk is het belangrijk dat er een goede klik tussen jullie is.
4. Technisch
Als je je match gevonden hebt en van start wil met de samenwerking, zal je een aantal technische zaken moeten regelen. Natuurlijk moet er een overeenkomst komen tussen jullie beiden en waarschijnlijk ook een verwerkingsovereenkomst in het kader van de AVG, als deze persoon toegang krijgt tot persoonsgegevens.
Wanneer je VA ook uit jouw bedrijfsnaam gaat corresponderen en je wilt consistent zijn, maak dan een e-mailadres voor je VA aan. Dit kan bijvoorbeeld assistent@… of voornaam@…. worden. Aan de andere kant maak ik ook mee dat klanten het niet erg vinden dat samenwerkingspartners weten dat ze met andere ondernemers samenwerken, voor deze klanten mail ik vanuit mijn eigen bedrijfsmail. Beide keuzes zijn prima, maar denk erover na en kies wat bij jou past.
Verder moet je natuurlijk zorgen voor toegang tot de systemen waar jij ook mee werkt en is het handig om een gezamenlijke opslagplek in de Cloud om daarvandaan bestanden te delen. Via een passwordmanager als Lastpass is het mogelijk om toegang te delen zonder daadwerkelijk wachtwoorden te geven. Of gebruik de mogelijkheid om een extra ‘admin- inlog’ aan te maken in de programma’s waar je mee werkt.
5. Ga van start
Nu je weet wat je wilt uitbesteden, de juiste persoon hebt gevonden en alles hebt ingericht om de samenwerking mogelijk te maken, kan je van start. Begin klein, om te zien of je VA de opdrachten ook naar jouw wens oppakt en afhandelt. Communicatie is steeds ontzettend belangrijk, van beide kanten. Spreek duidelijk met elkaar af hoe je contact houdt, hoe vaak je overlegt, hoe je VA dient te handelen in geval van vragen, etc. etc. Geef feedback op de afgeronde taken. Afhankelijk van de persoon is er altijd in meer of mindere mate bijsturing nodig. Het is nog steeds jouw bedrijf, jij blijft verantwoordelijk voor de output.
Als je deze zaken in de gaten houdt, kun je met vertrouwen de samenwerking met een Virtual Assistent aangaan. En dit kan vanaf een kleine klus voor een aantal uur, tot een tijdelijk project, tot een langdurige en intensieve samenwerking. Probeer het, en je zult zien dat je ervan zult groeien, als persoon en als bedrijf!
Mocht je meer willen weten hierover, of wil je uitzoeken of wij een goede match zijn voor een samenwerking, neem dan contact met me op. Ik beantwoord graag je vragen!
Mocht je vragen hebben, of een (vrijblijvende) afspraak willen maken om te kijken of we kunnen samenwerken, wacht niet langer en neem contact met me op. Mijn contactgegevens zijn: